Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Menjadi Perhatian Bawaslu

Bawaslu kota kupang – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Kupang menggelar kegiatan sosialisasi dan penguatan kapasitas mengenai Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan bertempat di Kantor Bawaslu Kota Kupang. Langkah strategis ini diambil guna memperkuat fondasi administrasi, menyamakan persepsi seluruh jajaran sekretariat, serta meningkatkan kapasitas sumber daya manusia demi menjaga akuntabilitas kerja kelembagaan. Kamis (18/06/2026)

Kegiatan ini dihadiri langsung oleh Ketua Bawaslu Kota Kupang, Yunior Adichandra Nange, didampingi Koordinator Divisi Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Masyarakat (HP2H), Muhammad Fathuda, serta Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran dan Penyelesaian Sengketa (P3S), Leonardus Lian Liwun. Seluruh jajaran staf sekretariat ASN dan Non-ASN Bawaslu Kota Kupang turut mengikuti jalannya kegiatan bersama para mahasiswa magang dari FISIP UNWIRA. 

Hadir sebagai narasumber, Penata Kelola Pengawasan Pemilihan Umum Bawaslu Kota Kupang, Egy Apryani Finmeta, S.H., memaparkan materi teknis kearsipan secara komprehensif. Dalam penjelasannya, Egy menegaskan bahwa ketatausahaan merupakan urat nadi organisasi yang menuntut kedisiplinan tinggi dari seluruh jajaran, mulai dari alur penanganan surat masuk hingga pengelolaan dokumen akhir. Kerja-kerja pengawasan yang tertuang dalam lembar administrasi dinilai memiliki bobot hukum yang sangat besar dalam menentukan arah keadilan demokrasi.

"Di Bawaslu, selembar kertas arsip bisa menentukan tegaknya keadilan pemilu. Dokumen penanganan pelanggaran, berkas sengketa, serta Laporan Hasil Pengawasan atau Form A merupakan objek vital hukum jika terjadi gugatan perselisihan hasil di Mahkamah Konstitusi (MK)," ujar Egy secara tegas dalam paparannya.

Jalannya kegiatan berlangsung dinamis saat memasuki sesi diskusi dan tanya jawab. Koordinator Divisi P3S, Leonardus Lian Liwun, secara kritis mempertanyakan langkah konkret dan solusi nyata yang dapat diberikan kelembagaan untuk menjawab berbagai tantangan kearsipan serta kendala administrasi yang telah diuraikan.

Merespons hal tersebut, Egy, memaparkan lima formula taktis sebagai solusi konkret dalam membenahi penataan arsip di lingkungan sekretariat Bawaslu Kota Kupang. Langkah awal yang harus ditempuh adalah melakukan kualifikasi arsip melalui pemilahan dan pengelompokan dokumen secara tepat sejak pertama kali diterima atau diproduksi. Tahapan ini kemudian diperkuat dengan pemberian kode klasifikasi yang jelas pada setiap dokumen guna menghindari kekeliruan sekaligus mempercepat proses identifikasi di kemudian hari.

Lebih lanjut, Egy menjelaskan pentingnya penataan sistematis di mana berkas wajib ditata secara terstruktur, baik dengan memanfaatkan sistem alfabetis, numerik berdasarkan nomor surat, pengelompokan kronologis berdasarkan kejadian atau peristiwa, maupun pembagian berbasis wilayah. Dokumen-dokumen yang telah tertata tersebut selanjutnya harus disimpan pada media penampung yang aman dan sesuai, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk memitigasi berbagai risiko kerusakan. Sebagai penyempurnaan dari seluruh rangkaian solusi tersebut, sekretariat diwajibkan menyusun satu daftar data arsip berupa inventaris induk yang mencatat keseluruhan dokumen secara komprehensif demi menjamin kemudahan pelacakan kapan pun dibutuhkan.

Menutup kegiatan tersebut, ditekankan kembali bahwa menghadapi tantangan ledakan volume dokumen di setiap tahapan pemilu, penguatan kapasitas seperti ini menjadi penting demi mewujudkan tata kelola E-Arsip yang cepat dan aman. Melalui sosialisasi ini, Bawaslu Kota Kupang berkomitmen membangun kesadaran kolektif bersama seluruh staf, bahwa pengelolaan arsip yang cerdas adalah tanggung jawab bersama demi merawat akuntabilitas dan marwah lembaga.***