Pentingnya Penanganan Arsip Sebagai Catatan Sejarah Lembaga

Bawaslu Kota Kupang - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Kupang, melakukan Rapat Ketatusahaan dan Kearsipan di kantor Bawaslu Kota Kupang, pada Jumat, (12/11/2021).

Rapat yang dibuka oleh Ketua Bawaslu Kota Kupang, Julianus J. P. Nomleni ini menghadirkan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang, Ejbends H.D.S. Doeka sebagai pembicara utama. 

Dalam sambutannya, Julianus mengatakan bahwa rapat ini baru pertama kali dilakukan, sehingga sangat penting bagi internal Bawaslu Kota Kupang.

"Kegiatan yang dilakukan hari ini merupakan kegiatan yang baru pertama kali dilakukan Bawaslu Kota Kupang, oleh karena itu dalam kegiatan ini, saya berharap adanya pencerahan dari dinas, dan perlu penerapan secara khusus dalam melakukan pengarsipan" kata Julianus yang juga didampingi oleh dua Anggota Bawaslu Kota Kupang.

Lebih lanjut, Julianus meminta arahan dan bantuan dari pihak dinas kearsipan untuk bisa melihat kondisi pengarsipan saat ini di Bawaslu Kota Kupang. œKehadiran dinas kearsipan kiranya bisa memberikan catatan penting dalam menata kearsipan yang ada di sekretariat Bawaslu Kota Kupang, lanjutnya.

Pada kesempatan yang sama, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang, Ejbends H.D.S Doeka mengatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Ia menjelaskan Bawaslu menjadi salah satu lembaga yang mengurus Negara maka salah satu hal yang wajib dilakukan adalah penanganan arsip. œDi era digitalisasi ini arsip tidak lagi menjadi persoalan. Arsip yang dapat membedakannya hanya di media penyimpanannya saja, apabila tempat penyimpanannya terbatas, ujarnya.

Arsip juga menjadi bagian yang paling penting pada sebuah lembaga karena merupakan catatan sejarah suatu lembaga. Setiap lembaga akan mengeluarkan peraturan terkait kearsipan yang barometer referensinya diambil dari undang-undang yang mengatur tentang kearsipan. Unit kearsipan bersifat wajib dan berada di tata usaha. œHal yang dapat disampaikan untuk merangkum dari semua hal yang sudah saya sampaikan dari awal mengenai kearsipan adalah dimana kita akan beralih masa ke era digitalisasi kearsipan dimana dari sistem kertas bergeser ke sistem elektronik. Oleh karena itu kearsipan akan lebih mudah dan sangat amat tidak menyusahkan kita , untuk itu kearsipan merespon dengan mengeluarkan sebuah aturan arsip nasional tahun 2021 tentang pengelolaan arsip nasional yang lebih mengikuti era digital,pungkas Ejbends.

Penulis :

Editor : Mala