SIBETA MEMBANTU PENGELOLAAN ARSIP BAWASLU se - NTT

Bawaslu Kota Kupang - Ketua Julianus Nomleni , Anggota Susiani Kanaha, Yunior A. Nange dan Angelina D. Rasmah Koordinator Sekretariat beserta Staf Teknis mengikuti rapat yang digelar oleh Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) terkait Ketatausahaan Pengelolaan Kearsipan yang dilaksanakan secara daring. (Rabu,18/08/2021).

Rapat terkait Ketatausahaan Pengelolaan Kearsipan secara daring dibuka oleh Ketua Bawaslu Provinsi NTT Thomas Mauritius Djawa. Turut hadir pula Bapak/Ibu Anggota, Kepala Sekretariat, kabag dan Staf  Bawaslu Provinsi NTT. Dalam sambutannya Thomas mengatakan terkait tujuan dibuatnya rapat ini guna untuk meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) Bawaslu mengelola serta menyusun arsip. œDiperlukan pengelolaan manajemen untuk menyusun arsip secara rapi agar mudah kita temukan pada saat kita butuhkan,ujarnya.

Jemris Fointuna selaku Anggota /Kordiv PHL Bawaslu Provinsi NTT dalam arahannya berharap dengan adanya aplikasi Si-Beta ini dapat memberikan kenyamanan dalam hal pengarsipan . œsekiranya pengarsipan soal kenyamanannya harus tetap terjaga,tambahnya.

Sementara menurut Noldi Tadu Hungu selaku Anggota /Kordiv Sengketa Bawaslu Provinsi NTT mengatakan œtata kelola kearsipan sangat penting untuk kelembagaan dan kegiatan ini sudah sering dilakukan karena terdapat Perbawaslu yang mengatur tentang hal tersebut dan kali ini kita didukung dengan adanya aplikasi Si-Beta,jelasnya.

Sedangkan menurut Baharudin Hamzah selaku Anggota /Kordiv SDMO Bawaslu Provinsi NTT menjelaskan terkait awal mula dibuatnya aplikasi Si-Beta karena dirasa perlu sebagai penerapan aplikasi sebagai tata kelola kearsipan.Segala surat masuk dapat diarsipkan melalui arsip digital dengan pengenalan aplikasi Si-Beta,ujarnya.

Menurut Melpi Marpaung selaku Anggota /Kordiv Hukum dan Dating Bawaslu Provinsi NTT mengatakan œKearsipan Digital sangat tepat untuk dilakukan ditengah kondisi sekarang dalam Pandemi Covid-19, sehingga tidak harus bertatap muka secara langsung untuk meminta tandatangan Pak Ketua ataupun Pak Kasek cukup melalui aplikasi Si-Beta ,ujarnya.

Ignasius Djani Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi NTT juga mengatakan terkait pentingnya aplikasi Si-Beta dalam tata kelola kelembagaan dan tidak dipungkiri juga bahwa pentingnya pengarsipan secara manual. œini bukan menjadi hal baru lagi dan sangat istimewa sebab di setiap pemerintahan melalui kearsipan, dan kita sadari selama ini belum sempurna serta ini menjadi pogram lembaga. Ada tiga hal  yang sangat Penting terkait kearsipan, yaitu Sumber Daya Manusia (SDM), Administrasi dan Sarana Prasarana Pendukung,tambahnya.

Sementara itu, sesaat sebelum membuka kegiatan ini,  Thomas menambahkan arahannya terkait Aplikasi Si-Beta ini, dimana ia menyampaikan bahwa aplikasi ini masih dalam tahap uji coba di Bawaslu NTT. œAplikasi ini masih dalam taraf uji coba, nanti kalau aplikasi ini sudah bisa gunakan sepenuhnya maka kita akan launching Aplikasi ini ke 22 Kab/Kota. Ujarnya.  

Selanjutnya, Ayatulla selaku Staf Biro Hukum dan Humas Bawaslu RI dalam pemaparan materinya, aplikasi Si-Beta (Sistem Informasi Administrasi   Bawaslu NTT) merupakan sistem informasi berbasis website yang diperuntukan dalam administrasi seperti pengelolaan surat masuk keluar, pemberian disposisi secara berjenjan, hasil disposisi dan arsip dokumen yang terdapat di Bawaslu NTT serta sistem penunjang pekerjaan teknis lainnya secara digital di internal Bawaslu NTT,jelanya.

Pembuat aplikasi Si-Beta ini menjelaskan terkait dua manfaat aplikasi Si-Beta seperti dapat membantu mempermudah proses penyimpanan dan pencarian data hasil disposisi.Surat masuk keluar dan dokumen lain dalam memberi informasi tentang hasil disposisi dan pengadministrasian dapat lebih cepat, tepat dan transparansi, serta dapat meningkatkan pengarsipan dan pendokumentasian surat masuk-keluar, pemberian disposisi secara berjenjang, tambah Ayatulla. Aplikasi Si-Beta dapat diakses oleh internal Bawaslu Provinsi NTT yang kemudian dijadikan sebagai dasar rekomendasi kebijakan yang berkualitas. Aplikasi Si-Beta untuk kedepannya akan terus mengalami perkembangan dalam pengoperasian.

Penulis : Ian

Editor : Mala